eQuator – Rancangan Peraturan Daerah (Raperda) tentang Kearsipan yang saat ini masih dibahas DPRD Provinsi Kalbar serta sedang disusun oleh Pemerintah Provinsi Kalbar mengacu pada pengelolaan arsip di Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) yang belum optimal.
Raperda tentang Kearsipan lahir karena disebabkan pengelolaan arsip pada SKPD di jajaran Pemerintah Provinsi Kalbar yang belum optimal.
Kepala Badan Perpustakaan, Kearsipan dan Dokumentasi Provinsi Kalbar, Ignatius IK mengatakan, selama ini SKPD di jajaran Pemerintah Provinsi Kalbar belum menjalankan amanah yang terkandung di dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.
“Yaitu, terdapat arsip yang seharusnya ke lembaga kearsipan untuk diselamatkan. Setelah sebelumnya diatur melalui Jadwal Retensi Arsip (JRA),” ujar Ignasius IK ditemui di Gedung DPRD Provinsi Kalbar, Jumat (27/11).
Dijelaskan Ignatius, jika nantinya Raperda tentang Kearsipan disahkan menjadi Perda Kearsipan maka SKPD harus menjalankan berbagai hal yang diatur di dalamnya.
“Mengingat, SKPD sebagai pencipta arsip dinamis berkewajiban untuk mengelola arsip sesuai JRA yang mengatur mengenai arsip yang akan dimusnahkan, disimpan pada SKPD bersangkutan ataupun untuk diserahkan ke lembaga kearsipan,” paparnya.
Sedangkan, berbagai arsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan Pemerintah Provinsi Kalbar diperkirakan sekitar 50 persennya merupakan arsip yang disimpan.
“50 persen lainnya telah melewati masa retensi akibat belum optimalnya pengelolaan kearsipan pada masing-masing SKPD,” ujarnya.
Sementara itu, seharusnya Raperda tentang Kearsipan disahkan Kamis (26/11) oleh DPRD Provinsi Kalbar.
“Namun, karena rapat paripurna tidak kuorum maka ditunda pengesahannya,” paparnya.
Sementara itu, Ignatius menambahkan, dalam Raperda tentang Kearsipan mengatur pula mengenai pemberian sanksi bagi SKPD yang terbukti tidak menjalankan pengelolaan arsip. “Yaitu, sanksi administrasi hingga pidana,” tegasnya.
Di mana bagi sanksi administrasi yang diberikan kepada pimpinan SKPD dan pengelola kearsipan, diberlakukan dengan pemberian teguran, penundaan gaji berkala, penundaan kenaikan pangkat hingga pencabutan pangkat.
Menurut Ignatius, guna memastikan pengelolaan kearsipan yang baik, pihaknya merencanakan untuk menggelar audit kepada seluruh SKPD. “Tidak hanya mengenai pengelolaan arsip, tapi juga mengenai sarana dan prasarana hingga SDM yang bertugas,” ulasnya. (fie)
