eQuator.co.id–Pontianak-RK. Wujudkan tatanan pemerintahan yang baik, Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kalbar melakukan audit dan pengawasan terhadap sistem kearsipan di Organisasi Perangkat Daerah (OPD).
“Audit dan pengawasan ini dilakukan selama dua bulan,” kata Kepala Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kalbar, Ignasius, Senin (9/10).
Selama proses itu berjalan, akan dilihat kesesuaian antara prinsip, kaidah dan standar penyelenggaraan arsip. “Mudah-mudah melalui audit dan penawasan ini bisa memperbaiki kinerja OPD berkaitan dengan kearsipan internal,” harap Ignasius.
Diakuinya, selama ini banyak OPD di Pemprov Kalbar yang belum menyusun arsip sesuai dengan empat pilar pengelolaannya. Empat pilar itu meliputi tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip dan sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Dalam tata naskah dinas misalnya, contoh yang paling banyak, penggunaan font atau huruf.
“Dalam peraturan gubernur sudah ditentukan font yang digunakan. Tapi tidak diikuti, hanya karena penghematan dan menggunaan huruf yang tipis. Dan itu tidak sesuai ketentuan,” tegas Ignasius.
Selanjutnya format sudah yang tidak sesuai dengan Peraturan Gubernur (Pergub). Menurut Ignasius, beberapa OPD di Kalbar masih mengikuti keinginannya sendiri dalam format surat.
“Jadi hanya ikut mana enaknya saja. Bahkan ada beberapa instansi modelnya berbeda. Misalnya surat perintah maupun surat ke instansi lain. Formatnya mengikuti surat yang dibuat tentara, padahal tatanan Pemprov tidak mengatur itu,” ungkapnya.
Begitu juga klasifikasi surat. Banyak petugas di OPD yang mencantumkan kode tertentu dalam pengklasifikasian surat. Padahal itu memudahkan dalam penyimpanan surat.
“Main hantam saja. Jika sulit dalam penyimpanan maka mengakses kembali surat itu juga susah,” tegasnya.
Kode klasifikasi dan keamanan akses arsip juga banyak ditemukan kesalahan. Menurut Ignasius, hal ini penting dengan alasan, meskipun arsip tersebut berprinsip terbuka, tapi bisa saja dinyatakan tertutup, jika sesuai ketentuan yang berlaku. Dia mengatakan, dari empat pilar dalam pengelolaan itu kesalahan paling tampak ialah penumpukan arsip di sebuah unit. “Jika mengikuti aturan pengelolaan tidak ada istilah menumpuk. Semua sudah diatur sistem,” ujar dia.
Masih dikatakannya, dampak dari penumpukan itu, arsip yang seharus dimusnahkan tidak dimusnahkan. Kemudian arsip yang harus dikirim ke Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kalbar tidak dikirim. Kondisi ini, kata dia, bisa menghilangkan dokumen negara.
“Jika dokumen negara hilang, ancamannya pidana. Ini sesuai UU 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,” ujar Ignasius.
Laporan: Rizka Nanda
Editor: Hamka Saptono
